Las organizaciones acumulan enormes cantidades de documentos: contratos, resoluciones, procedimientos, currículums, informes, minutas, expedientes, políticas, propuestas comerciales y cientos de otros tipos de información.

El problema ya no es solamente dónde guardar los documentos. El verdadero desafío es poder encontrar, comprender y utilizar rápidamente la información que contienen, manteniendo al mismo tiempo la seguridad, la privacidad y el control sobre quién puede acceder a ella.

ZIGLY SmartDoc AI incorpora inteligencia artificial al gestor documental para convertir los documentos de la organización en una fuente de conocimiento consultable, contextual y segura.

No se trata simplemente de agregar un chatbot a un repositorio de archivos. SmartDoc AI combina búsqueda clásica, búsqueda semántica, inteligencia artificial generativa y capacidades agénticas, con control de acceso, trazabilidad y una arquitectura independiente del proveedor de modelos de IA.

Del documento almacenado al conocimiento disponible

Tradicionalmente, trabajar con documentos implica navegar carpetas, recordar nombres de archivos, utilizar palabras clave y abrir documentos hasta encontrar la información buscada.

SmartDoc AI cambia este paradigma.

El usuario puede realizar una búsqueda tradicional cuando conoce exactamente qué está buscando, pero también puede formular consultas conceptuales:

“¿Cuáles son las condiciones de rescisión previstas en los contratos con nuestros principales proveedores?”

“¿Qué resoluciones establecieron cambios en el procedimiento de compras durante el último año?”

La búsqueda semántica permite encontrar información relevante aunque las palabras utilizadas en la consulta no coincidan exactamente con las palabras del documento.

Y cuando es necesario ir un paso más allá, el usuario puede conversar con los documentos.

Un asistente que responde sobre los documentos

SmartDoc AI permite realizar preguntas en lenguaje natural sobre los contenidos documentales.

El asistente puede analizar los documentos autorizados para el usuario, localizar la información relevante y generar una respuesta basada exclusivamente en ese contenido.

Esto resulta especialmente importante en entornos empresariales donde no alcanza con que una IA produzca una respuesta plausible. La respuesta debe estar respaldada por la información real de la organización.

Por eso, SmartDoc AI está diseñado para trabajar sobre el contenido documental disponible y autorizado, evitando convertir al asistente en una fuente de información externa o de conocimiento inventado.

El objetivo es sencillo:

preguntar sobre los documentos y obtener respuestas basadas en los documentos.

Seguridad: la IA respeta los permisos de los documentos

Una de las principales diferencias entre utilizar una IA pública y utilizar IA integrada al gestor documental corporativo es el contexto de seguridad.

Los documentos empresariales pueden contener información confidencial, contractual, financiera, personal o estratégica. No todos los usuarios deben poder acceder a toda la información.

SmartDoc AI incorpora el control de acceso de ZIGLY como parte del proceso de recuperación de información.

La inteligencia artificial no debe convertirse en una forma de saltarse los permisos existentes.

Si un usuario no tiene acceso a un documento, ese documento tampoco debería formar parte de la información que la IA utiliza para responderle.

De esta manera, la búsqueda y el asistente pueden trabajar sobre el conocimiento corporativo sin perder las reglas de seguridad que ya existen en la organización.

Contenedores estancos para diferentes necesidades

SmartDoc AI permite organizar los documentos en contenedores independientes, cada uno con sus propios documentos, metadatos, categorías y reglas de acceso.

Esto permite crear espacios documentales especializados dentro de una misma plataforma.

Por ejemplo:

• Contratos: contratos con clientes, proveedores, partners y otros terceros.

• Currículums: perfiles profesionales, antecedentes, experiencia y documentación asociada a procesos de selección.

• Resoluciones: resoluciones administrativas, disposiciones y antecedentes.

• Minutas: actas y minutas de reuniones, comités y directorios.

• Procedimientos: manuales, instructivos y procedimientos internos.

• Políticas: políticas corporativas, reglamentos y normas internas.

• Expedientes: documentación correspondiente a casos, trámites o procesos administrativos.

• Licitaciones: pliegos, ofertas, consultas, aclaraciones y documentación de procesos de compra.

• Propuestas comerciales: propuestas, RFP, RFQ y documentación enviada a clientes.

• Informes: informes técnicos, financieros, de auditoría o consultoría.

• Documentación de proyectos: especificaciones, decisiones, informes de avance y documentación técnica.

• Legajos de proveedores: contratos, certificados, evaluaciones y documentación administrativa.

• Compliance: evidencias, controles, políticas y documentación utilizada en procesos de cumplimiento.

• Auditorías: informes, hallazgos, evidencias y planes de acción.

• Investigaciones: documentación asociada a investigaciones internas o análisis especializados.

• Conocimiento técnico: manuales, documentación de productos, especificaciones y bases de conocimiento.

• Soporte y operaciones: procedimientos, incidentes, soluciones y documentación operativa.

Cada contenedor puede funcionar como un espacio de conocimiento especializado, con su propio contexto y control de acceso.

Metadatos y categorías: darle estructura al conocimiento

La inteligencia artificial no reemplaza la organización documental tradicional.

La complementa.

SmartDoc AI permite asociar metadatos y categorías a los documentos para aportar estructura y contexto.

Por ejemplo, un contenedor de contratos podría utilizar metadatos como:

• Cliente o proveedor

• Tipo de contrato

• Fecha de firma

• Fecha de vencimiento

• Responsable

• Importe

• Estado

• Área de la organización

Mientras que un contenedor de currículums podría utilizar:

• Cargo

• Área

• Nivel de experiencia

• Tecnologías

• Formación

• Ubicación

• Estado del proceso

Esta combinación entre estructura tradicional + búsqueda semántica + IA generativa permite construir sistemas documentales mucho más potentes que un simple repositorio de archivos.

Modo determinístico y modo agéntico

No todas las consultas necesitan el mismo nivel de inteligencia.

SmartDoc AI puede trabajar de manera determinística, siguiendo procesos definidos y predecibles, o mediante un modo agéntico, donde la IA puede decidir dinámicamente cómo abordar una consulta utilizando las capacidades disponibles.

El modo determinístico resulta especialmente adecuado cuando se necesita:

• comportamiento predecible;

• procesos controlados;

• respuestas basadas en flujos definidos;

• mayor facilidad de auditoría;

• operaciones repetitivas.

El modo agéntico permite abordar preguntas y tareas más complejas, en las que es necesario combinar búsquedas, análisis y diferentes pasos para llegar a una respuesta.

Esto permite que la IA no sea solamente un mecanismo para generar texto, sino una herramienta capaz de razonar sobre cómo encontrar y utilizar la información disponible.

No importa qué modelo de IA utilice la organización

Una decisión tecnológica importante en proyectos de IA es evitar quedar atado a un único proveedor.

SmartDoc AI está diseñado para ser agnóstico respecto del proveedor y de los modelos de LLM.

Esto permite utilizar diferentes modelos según las necesidades de cada organización, proyecto o caso de uso.

Una organización puede optar por modelos comerciales en la nube, modelos privados, modelos ejecutados localmente o una combinación de ellos.

Esta independencia también permite evolucionar.

Los modelos de inteligencia artificial cambian rápidamente. Un sistema documental empresarial debería poder incorporar nuevos modelos sin tener que reconstruir toda su arquitectura.

 

Trazabilidad y auditoría

En un entorno corporativo, saber qué respondió una IA puede ser tan importante como saber por qué respondió eso.

SmartDoc AI incorpora capacidades de trazabilidad y auditoría para registrar la actividad asociada al uso de la información documental.

Esto permite disponer de una visión más clara sobre:

• quién realizó una consulta;

• cuándo se realizó;

• qué información fue utilizada;

• qué documentos participaron en la respuesta;

• qué acciones realizó el sistema;

• qué respuesta fue generada.

La trazabilidad es especialmente importante en áreas reguladas o en procesos donde las decisiones deben poder ser revisadas posteriormente.

De buscar documentos a trabajar con ellos

Imaginemos un área legal que recibe decenas de contratos.

En lugar de revisar manualmente cada archivo, puede consultar:

“Muéstrame los contratos que vencen durante los próximos 90 días.”

“¿Qué contratos contienen cláusulas de renovación automática?”

Un área de Recursos Humanos podría preguntar:

“¿Qué candidatos tienen experiencia en Java, Node.js y MongoDB?”

Un área de Compras:

“¿Qué proveedores tienen contratos próximos a vencer?”

Un equipo de Auditoría:

“¿Qué documentos contienen evidencias relacionadas con este control?”

Un Comité:

“¿Cuáles fueron las principales decisiones tomadas sobre este proyecto en las últimas reuniones?”

Y un equipo de Operaciones:

“¿Qué procedimiento debemos seguir ante este tipo de incidente?”

En todos estos casos, el valor no está simplemente en encontrar un archivo.

Está en extraer conocimiento de muchos archivos y ponerlo a disposición de las personas que necesitan utilizarlo.